La Calidad Total

 LAS HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA DE LA CALIDAD

 Matriz de Planificación

 Concepto

Una matriz de planificación asigna cada tarea de un diagrama de árbol a una persona, grupo o departamento. La matriz especifica quién llevará a cabo cada paso y cuando. La matriz también puede especificar, para cada paso, quién prestará ayuda, cuál será el presupuesto, quién es el contacto externo del equipo, la situación de la tarea, etc. Todos estos detalles que aporta la matriz ayudan al equipo a estar seguro de que se realizarán las tareas necesarias.

Cómo interpretar una matriz de planificación:

Como mínimo, una matriz de planificación asigna responsables y una fecha de finalización a todas las actividades necesarias para realizar un determinado trabajo. Dicha matriz básica puede ampliarse para indicar alguna otra información útil, como datos sobre informes provisionales, apoyo que prestarán otras personas y recursos que se aportarán.

Mediante la asignación de responsabilidad y una fecha tope, la matriz de planificación facilita el control del progreso y la realización del trabajo. Paralelamente a este plan, es necesaria una revisión constante del progreso. Cuando las tareas no se realicen dentro de plazo, el equipo necesitará identificar acciones correctivas.

Cómo elaborar una matriz de planificación:

1. Utilizar un diagrama de árbol para identificar todas las tareas necesarias para realizar un trabajo específico.
2. Listar cada tarea en un papel adhesivo y pegarlo en la pared o flip chart en una columna vertical.
3. Rotular otras columnas con "Quién" y "Cuándo".
4. Trabajar en las tareas una a una. Realizar los siguientes pasos:
   1. Discutir e identificar la persona o grupo más adecuada para realizar el trabajo.
   2. Acordar la fecha de terminación necesaria.
   3. Acordar como controlará el equipo el avance en la planificación. Las posibilidades son:
5. Con un tema de orden del día, en cada reunión obtener un informe breve sobre las tareas en marcha.
6. Hacer que el líder del equipo (o un miembro designado) compruebe con cada persona responsable antes de la reunión, y así incluir en el orden del día sólo aquellos temas que requieran discusión.
7. Transferir la matriz a un papel normal, e incluirlo en futuras actas y órdenes del día de los equipos. 

Ejemplo: